Dataskyddsombud

Krav på dataskyddsombud? Vi löser det!

Ett dataskyddsombuds primära uppgift är att säkerställa dataskyddsförordningens efterlevnad. Uppdraget kan delas upp i sex huvuduppgifter. Att informera om ändringar/nyheter som berör en personuppgiftsbehandling. Att utföra kontroller av verksamheten. Att ge råd rörande GDPR. Att samarbeta med IMY i ärenden som rör GDPR. Att vara kontaktperson vid utredningar samt att kunna bedöma risker och prioritera arbete, exempelvis genom en risk -och konsekvensanalys.

För att etablera ett välfungerande efterlevandsarbete arbetar vi utifrån ett systematiskt arbetssätt som vi oftast gestaltar genom ett så kallat årshjul. Syftet är att genom återkommande åtgärder och granskningar kunna påvisa ett systematiskt efterlevnadsarbete. Vi förstår att alla verksamheter ser olika ut och har olika behov. Därför strävar vi att genom tydlig kommunikation och transparens, utforma ett tjänsteupplägg som dels möter era verksamhetsspecifika krav kopplat till dataskydd och samtidigt speglar er ambitionsnivå med ert dataskyddsarbete.

Extern rådgivning

Ett flertal organisationer har krav på sig att utse ett dataskyddsombud. Dessa organisationer kan vara privata vårdgivare, fackförbund, teleoperatörer, banker, försäkringsbolag, säkerhetsföretag samt företag som bedriver kollektivtrafik och behandlar reseuppgifter om sina resenärer, varav samtliga har följande gemensamt:

• att regelbundet, systematiskt och i stor omfattning övervaka enskilda personer.
• att i stor omfattning behandla känsliga personuppgifter (dvs. uppgifter om hälsa, genetik, sexualliv, sexuell läggning, etiskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening) eller uppgifter om brott.

Vad gör ett dataskyddsombud?

Ett dataskyddsombud – på engelska även känt som Data Protection Officer eller DPO – är en roll som har inrättats enligt Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Personen som blivit tilldelad rollen ska övervaka och främja efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen inom en organisation.

Här är några av de huvudsakliga uppgifterna för ett dataskyddsombud:

• Övervakning och rådgivning: Ansvarar för att övervaka organisationens efterlevnad av dataskyddslagstiftningen, inklusive GDPR. De ger råd och vägledning till organisationen och dess anställda för att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med lagstiftningen.
• Utbildning och medvetenhet: Kan ansvara för att organisera utbildningar och workshops för att höja medvetenheten om dataskydd och GDPR bland organisationens anställda. Det kan inkludera att informera om rättigheter och skyldigheter, datahanteringsprinciper och hur man hanterar incidenter som involverar personuppgifter.
• Hantering av förfrågningar: Kontaktpunkt för både interna och externa parter som har frågor eller förfrågningar om dataskydd. De svarar på frågor om behandling av personuppgifter, rättigheter enligt GDPR och hanteringen av eventuella incidenter eller dataintrång.
• Register över behandlingsaktiviteter: Hjälper till att upprätta och underhålla register över behandlingsaktiviteter inom organisationen. Detta innebär att dokumentera vilken typ av personuppgifter som behandlas, syftet med behandlingen, rättslig grund, eventuella mottagare av uppgifterna och hur länge de kommer att lagras.
• Incidenthantering: Bistår vid hantering av dataincidenter och dataintrång. De hjälper till att utreda och rapportera incidenter enligt de lagstadgade skyldigheterna och samarbetar med relevanta myndigheter vid behov.
• Samarbete med tillsynsmyndigheter: Kontaktpunkt för integritetsskyddsmyndigheten och samarbetar med dem vid behov. De bistår vid utredningar och eventuella revisioner av dataskyddspraxis inom organisationen.

Ansvarsområdena varierar beroende på organisationens storlek, verksamhet och arten av den personuppgiftsbehandling som utförs.

Vem kan vara dataskyddsombud?

Enligt Europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) kan en organisation utse en intern eller extern person som dataskyddsombud (DSO). Det kan vara en anställd i organisationen eller en extern konsult. Här är några kriterier för dataskyddsombud:

• Professionell kompetens: Utsedd person bör ha tillräcklig kunskap om dataskyddslagstiftningen och praxis för att kunna fullgöra sina uppgifter. Det kan vara juridisk kompetens eller teknisk kunskap, beroende på organisationens behov.
• Oberoende: ett DSO bör kunna utföra sina uppgifter oberoende och utan påverkan från organisationens ledning. De ska inte få instruktioner om hur de ska utföra sina uppgifter och bör ha skydd mot uppsägning eller bestraffning för att utföra sitt arbete.
• Resurser: En DSO bör ges tillräckliga resurser, inklusive tid, personal och utbildning, för att kunna fullgöra sina uppgifter på ett adekvat sätt.
• Kontakt: En DSO bör vara tillgänglig för både den personuppgiftsansvariga och de registrerade för att svara på frågor och ge råd om dataskyddsfrågor.

Inte alla organisationer är skyldiga att utse ett dataskyddsombud enligt GDPR. Det beror på olika faktorer, som exempelvis organisationens storlek och typen av
behandling av personuppgifter som utförs