Dataskyddsombud (DSO/DPO)2024-05-07T10:33:30+02:00

Dataskyddsombud

Introduktion

Krav på dataskyddsombud? Vi löser det!

Ett dataskyddsombuds primära uppgift är att säkerställa dataskyddsförordningens efterlevnad. Uppdraget kan delas upp i sex huvuduppgifter. Att informera om ändringar/nyheter som berör en personuppgiftsbehandling. Att utföra kontroller av verksamheten. Att ge råd rörande GDPR. Att samarbeta med IMY i ärenden som rör GDPR. Att vara kontaktperson vid utredningar samt att kunna bedöma risker och prioritera arbete, exempelvis genom en risk -och konsekvensanalys.

Kontakta oss

Vill du veta mer om vår tjänst och våra lösningar? Kontakta oss så hjälper vi dig.

Det här kan vi testa

Secify som externt dataskyddsombud

För att etablera ett välfungerande efterlevandsarbete arbetar vi utifrån ett systematiskt arbetssätt som vi oftast gestaltar genom ett så kallat årshjul. Syftet är att genom återkommande åtgärder och granskningar kunna påvisa ett systematiskt efterlevnadsarbete. Vi förstår att alla verksamheter ser olika ut och har olika behov. Därför strävar vi att genom tydlig kommunikation och transparens, utforma ett tjänsteupplägg som dels möter era verksamhetsspecifika krav kopplat till dataskydd och samtidigt speglar er ambitionsnivå med ert dataskyddsarbete.

Det här hjälper vi till med

  • Samverkan med tillsynsmyndigheten
  • Stöd vid personuppgiftsincidenter
  • Stöd vid införande av nya tjänster som behandlar personuppgifter (inkl. vid större infrastrukturella förändringar eller vid in- eller outsourcing av t ex driftstjänster)
  • Ge råd och stöd när ni utvecklar befintliga informationssystem som innehåller personuppgifter, avvecklar gamla system och att bistå vid kravställning på nya informationssystem som ska införas i er organisation
  • Omvärldsbevakning
  • Löpande rapportering och rådgivning till ledningen
  • Årlig revision (inkl. kontroll av riktlinjer, olika stickprov av rutiner, ev. penetrationstester)
  • Vi på Secify har en bred och djup kunskap inom alla nödvändiga områden som krävs för att kunna leverera en heltäckande tjänst som dataskyddsombud för er organisation. Genom oss får ni den kompetens som krävs både inom juridik, IT- och informationssäkerhet.

Vi hanterar även

  • Kunskap om dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning
  • Övervakning av efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning
  • Rapportering till ledningen om dataskyddsfrågor, organisationens brister och utvecklingsbehov
  • Kravställning inom verksamheten och införande av säkerhetsskyddsåtgärder enligt dataskyddslagstiftning
  • Övervakning av den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd
  • Identifiering av kompetens, utbildningar inom dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning
  • Bistånd i utredning av misstänkta dataintrång
  • Rådgivning och övervakning vid genomförande av konsekvensbedömning
  • Omvärldsbevakning kring personuppgiftslagen, dataskyddsförordningen och patientdatalagen
  • Förhandssamråd med IMY

Några av våra kunder

Vad säger lagen?

Extern rådgivning

Ett flertal organisationer har krav på sig att utse ett dataskyddsombud. Dessa organisationer kan vara privata vårdgivare, fackförbund, teleoperatörer, banker, försäkringsbolag, säkerhetsföretag samt företag som bedriver kollektivtrafik och behandlar reseuppgifter om sina resenärer, varav samtliga har följande gemensamt:

  • att regelbundet, systematiskt och i stor omfattning övervaka enskilda personer.
  • att i stor omfattning behandla känsliga personuppgifter (dvs. uppgifter om hälsa, genetik, sexualliv, sexuell läggning, etiskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening) eller uppgifter om brott.

Ni behöver exempelvis utse ett dataskyddsombud om ni erbjuder era kunder lojalitetsprogram, tillhandahåller uppkopplade apparater (t.ex. smarta bilar eller anordningar för hemautomatisering) eller om er verksamhet avser tjänster för telekommunikationsnät eller telekommunikation. Ni ska också ha ett om er huvudsakliga verksamhet innefattar:

  • övervakning med hjälp av kameror
  • spårning och profilering på internet
  • datadriven eller beteendestyrd marknadsföring
  • positionsspårning (t.ex. i mobilappar)
  • övervakning av hälsa, träning och övrigt mående (t.ex. genom hälsoappar eller aktivitetsarmband)
  • profilering och poängsättning för riskbedömningar för bestämmande av kreditvärdighet eller nivå på försäkringspremie.

Ofta saknar dessa verksamheter intern kompetens eller ekonomiska resurser att tillgodose kraven. Att anlita ett externt dataskyddsombud för att fylla denna position kan många gånger vara både mer effektivt för verksamhetens arbete med dataskydd, samt mindre kostsamt. Vi på Secify kan agera som konsult och ert externa dataskyddsombud.

Läs mer om detta på integrationsmyndighetens webbplats.

Arbetsrutiner

Vad gör ett dataskyddsombud?

Ett dataskyddsombud – på engelska även känt som Data Protection Officer eller DPO – är en roll som har inrättats enligt Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Personen som blivit tilldelad rollen ska övervaka och främja efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen inom en organisation.

Här är några av de huvudsakliga uppgifterna för ett dataskyddsombud:

  • Övervakning och rådgivning: Ansvarar för att övervaka organisationens efterlevnad av dataskyddslagstiftningen, inklusive GDPR. De ger råd och vägledning till organisationen och dess anställda för att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med lagstiftningen.
  • Utbildning och medvetenhet: Kan ansvara för att organisera utbildningar och workshops för att höja medvetenheten om dataskydd och GDPR bland organisationens anställda. Det kan inkludera att informera om rättigheter och skyldigheter, datahanteringsprinciper och hur man hanterar incidenter som involverar personuppgifter.
  • Hantering av förfrågningar: Kontaktpunkt för både interna och externa parter som har frågor eller förfrågningar om dataskydd. De svarar på frågor om behandling av personuppgifter, rättigheter enligt GDPR och hanteringen av eventuella incidenter eller dataintrång.
  • Register över behandlingsaktiviteter: Hjälper till att upprätta och underhålla register över behandlingsaktiviteter inom organisationen. Detta innebär att dokumentera vilken typ av personuppgifter som behandlas, syftet med behandlingen, rättslig grund, eventuella mottagare av uppgifterna och hur länge de kommer att lagras.
  • Incidenthantering: Bistår vid hantering av dataincidenter och dataintrång. De hjälper till att utreda och rapportera incidenter enligt de lagstadgade skyldigheterna och samarbetar med relevanta myndigheter vid behov.
  • Samarbete med tillsynsmyndigheter: Kontaktpunkt för integritetsskyddsmyndigheten och samarbetar med dem vid behov. De bistår vid utredningar och eventuella revisioner av dataskyddspraxis inom organisationen.

Ansvarsområdena varierar beroende på organisationens storlek, verksamhet och arten av den personuppgiftsbehandling som utförs.

Ni behöver exempelvis utse ett dataskyddsombud om ni erbjuder era kunder lojalitetsprogram, tillhandahåller uppkopplade apparater (t.ex. smarta bilar eller anordningar för hemautomatisering) eller om er verksamhet avser tjänster för telekommunikationsnät eller telekommunikation. Ni ska också ha ett dataskyddsombud om er huvudsakliga verksamhet innefattar:

  • övervakning med hjälp av kameror
  • spårning och profilering på internet
  • datadriven eller beteendestyrd marknadsföring
  • positionsspårning (t.ex. i mobilappar)
  • övervakning av hälsa, träning och övrigt mående (t.ex. genom hälsoappar eller aktivitetsarmband)
  • profilering och poängsättning för riskbedömningar för bestämmande av kreditvärdighet eller nivå på försäkringspremie.

Ofta saknar dessa verksamheter intern kompetens eller ekonomiska resurser att tillgodose kraven. Att anlita ett externt dataskyddsombud för att fylla denna position kan många gånger vara både mer effektivt för verksamhetens arbete med dataskydd, samt mindre kostsamt. Vi på Secify kan agera som konsult och ert externa dataskyddsombud.

Läs mer om detta på integrationsmyndighetens webbplats.

Vem kan vara dataskyddsombud?

Enligt Europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) kan en organisation utse en intern eller extern person som dataskyddsombud (DSO). Det kan vara en anställd i organisationen eller en extern konsult. Här är några kriterier för dataskyddsombud:

  • Professionell kompetens: Utsedd person bör ha tillräcklig kunskap om dataskyddslagstiftningen och praxis för att kunna fullgöra sina uppgifter. Det kan vara juridisk kompetens eller teknisk kunskap, beroende på organisationens behov.
  • Oberoende: ett DSO bör kunna utföra sina uppgifter oberoende och utan påverkan från organisationens ledning. De ska inte få instruktioner om hur de ska utföra sina uppgifter och bör ha skydd mot uppsägning eller bestraffning för att utföra sitt arbete.
  • Resurser: En DSO bör ges tillräckliga resurser, inklusive tid, personal och utbildning, för att kunna fullgöra sina uppgifter på ett adekvat sätt.
  • Kontakt: En DSO bör vara tillgänglig för både den personuppgiftsansvariga och de registrerade för att svara på frågor och ge råd om dataskyddsfrågor.

Inte alla organisationer är skyldiga att utse ett dataskyddsombud enligt GDPR. Det beror på olika faktorer, som exempelvis organisationens storlek och typen av
behandling av personuppgifter som utförs

Ni behöver exempelvis utse ett dataskyddsombud om ni erbjuder era kunder lojalitetsprogram, tillhandahåller uppkopplade apparater (t.ex. smarta bilar eller anordningar för hemautomatisering) eller om er verksamhet avser tjänster för telekommunikationsnät eller telekommunikation. Ni ska också ha ett dataskyddsombud om er huvudsakliga verksamhet innefattar:

  • övervakning med hjälp av kameror
  • spårning och profilering på internet
  • datadriven eller beteendestyrd marknadsföring
  • positionsspårning (t.ex. i mobilappar)
  • övervakning av hälsa, träning och övrigt mående (t.ex. genom hälsoappar eller aktivitetsarmband)
  • profilering och poängsättning för riskbedömningar för bestämmande av kreditvärdighet eller nivå på försäkringspremie.

Ofta saknar dessa verksamheter intern kompetens eller ekonomiska resurser att tillgodose kraven. Att anlita ett externt dataskyddsombud för att fylla denna position kan många gånger vara både mer effektivt för verksamhetens arbete med dataskydd, samt mindre kostsamt. Vi på Secify kan agera som konsult och ert externa dataskyddsombud.

Läs mer om detta på integrationsmyndighetens webbplats.

Frågor och svar

Här finns svar på de vanligaste frågorna kopplat till dataskydd. Har du en fråga som inte finns med? Använd kontaktformuläret lite längre ner på sidan.

Behöver DPO:n vara anställd inom organisationen?2024-02-06T13:35:41+01:00

Nej inte nödvändigtvis. Personen kan vara anställd på företaget, men funktionen kan även fyllas av en extern part, tex en konsult.

Måste dataskyddsombudet vara en jurist?2024-02-06T13:34:01+01:00

Nej, det finns inga uttryckliga krav i lagen på att dataskyddsombudet måste ha en juristexamen. Dock måste personen ha god kunskap om dataskydd, bra sakkunskaper om verksamheten och tillräckliga resurser för att kunna utföra sitt uppdrag.

Kan dataskyddsombudet ha flera roller inom organisationen?2024-02-06T13:32:36+01:00

ja, i teorin, men personen ska kunna arbeta självständigt och oberoende, utan att bli påverkad av andra inom organisationen. Det är därför viktigt att personen som utses inte har arbetsuppgifter som kan påverka dataskyddsarbetet på ett negativt sätt

Kan man ha ett gemensamt dataskyddsombud för flera företag?2024-02-06T13:28:36+01:00

Det är möjligt inom koncerner och även för fristående företag. Det som krävs är att personen som utses ska kunna lägga ned de resurser som krävs för att nå upp till det som föreskrivs i GDPR:s artiklar. detta gäller även för offentliga organisationer

Vad har ett dataskyddsombud för uppgifter?2024-02-06T13:36:30+01:00

Exempel på arbetsuppgifter:

  • ge råd om konsekvensbedömningar
  • vara kontaktperson för oss på IMY
  • vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen
  • samarbeta med IMY, till exempel vid inspektioner.
Vilket ansvar har ett ombud för dataskyddet?2024-02-06T14:01:44+01:00

Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga eller hos personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsansvarig får heller inte bestraffa personen för att ha utfört sina arbetsuppgifter.

Vad är skillanden mellan en DPO och en DPM?2022-09-22T09:56:26+02:00

Till skilland från en DPO, har DPM en mer operativ roll.

Vad är fördelarna med ett externt dataskyddsombud?2022-09-22T09:56:26+02:00

Det externa ombudets fördelar är att personen oftast har med sig kompetens från flera organisationer och kunskap om gällande praxis. Ett externt ombud är inte heller bunden av någon plats i organisationshierarkin och riskerar inte att bli begränsad i utövningen pga detta.

Kan vår CEO,CISO,CIO eller dylikt vara DPO?2024-02-06T13:59:33+01:00

Nej, objektivitet är viktigt i uppdraget. Det är till exempel inte lämpligt att personen sitter i organisationens ledning eller är med och fattar strategiska beslut om kärnverksamheten som omfattar personuppgiftsbehandling.

Kan en grupp av individer agera DPO tillsammans?2024-02-06T13:57:45+01:00

Ja, en grupp kan agera gemensamt, dock krävs det alltid en utsedd kontaktperson.

Vilken myndighet måste dataskyddsombudet anmäla sig till?2022-09-22T09:56:26+02:00

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Kan en organisation ha en DSO, även om det inte finns något legalt krav för deras verksamhet?2024-02-06T13:52:13+01:00

Ja, faktum är att tillsynsmyndigheten IMY, uppmuntrar samtliga organisationer att tillsätta ett. Detta för att lättare kunna kommunicera vid behov med tillsynsmyndigheten, samt för att organisera arbetet med dataskydd.

Kan organisationer få böter för att en DSO inte utsetts?2024-02-06T13:54:25+01:00

Det korta svaret är ja. Organisationer som enligt lag är förpliktade att ha ett (exempelvis myndighetsorgan, eller samhällsviktiga aktörer), kan motta sanktioner om de inte anställt alternativt implementerat en funktion för rollen.

Behöver alla organisationer ha ett dataskyddsombud?2022-09-22T09:56:30+02:00

nej alla organisationer behöver inte enligt lag ha ett dataskyddsombud, men nästan alla måste följa GDPR. Det kan därför vara till stort värde för en verksamhet att ha någon som säkerställer att fördordningen följs.

Hör av dig!

Hidden
Till toppen